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¿Qué es Sarepolis?

¿Qué es Sarepolis?

Sarepolis es una herramienta que te ayudará a poner en marcha debates y procesos de participación. Te ayudará a realizar consultas, recabar opiniones, tomar decisiones y sobre todo… a buscar soluciones colectivas y de consenso.

 

¿Cómo puede ayudarme?

Sarepolis te permite crear tu propia comunidad, abrir tus propios procesos, deliberar en torno a una idea o problema y conseguir una solución colectiva.

Gracias a cómo se estructuran los debates en Sarepolis se garantiza que desde el principio vas a conocer todos los datos del proceso en el que quieres o te invitan a participar:

  • En Sarepolis todas las personas participantes deben ser responsables de sus opiniones y argumentos, es por ello que quienes se registran son personas reales.
  • Vas a recibir información relevante sobre los procesos (documentos, fotos, enlaces…).
  • Vas a poder comunicarte con la persona que ha abierto el proceso de manera directa, pudiendo aportar nueva información que ayude o amplíe la información inicial.
  • Vas a poder deliberar, exponiendo tus ideas y soluciones, tus conocimientos y aportaciones, recibir las ideas de otras personas y llegar a acuerdos y soluciones.
  • Vas a poder realizar consultas, y tomar decisiones.

Registro

Registro.

¿Porqué es necesario que me registre en Sarepolis?.

El registro en Sarepolis es  necesario para saber que eres una persona real y que te responsabilizas de tus opiniones, así como que cumples los requisitos para su utilización.

  • Tener 14 años como mínimo. Si eres menor de 18 años, consulta con tus padres antes de registrarte.
  • No contar ya con una cuenta en Sarepolis. Sólo está permitida una cuenta por persona.
  • Garantizar que los datos facilitados la inscripción son reales y corresponden a la persona física o jurídica que hace el registro. Sarepolis es una herramienta para facilitar la democracia participativa y la toma de decisiones consensuadas, lo que implica la necesidad de transparencia.

 

Registro video tutorial

¿QUE ES UNA COMUNIDAD?

¿Qué es una comunidad?

Una comunidad es un conjunto de personas que comparten una o varias características que las agrupan. (Por ejemplo, son del mismo pueblo, son alumnas de una facultad determinada, perteneces a un mismo entorno, afición a un deporte, ideología …).
La comunidad es el centro de la actividad de Sarepolis, de ella surgen los procesos de decisión.

Una comunidad contiene procesos. Es posible ser parte de una comunidad y de todos o ninguno de sus procesos, o incluso colaborar en procesos puntuales de una comunidad sin ser parte de ella.

¿Quién crea las comunidades?

En Sarepolis puedes unirte a comunidades ya creadas por otros usuarios o crear las tuyas propias.

En Sarepolis puedes crear tus comunidades, invitando a otras personas que creas que pueden aportar con sus opiniones (¡todo el mundo tiene algo que decir!), o estar interesadas en los debates de esa comunidad.
El creador/a de la comunidad tiene ciertas capacidades de administración sobre la comunidad que ha creado, como dar permisos a otros usuarios de la comunidad para gestionar todos o algunos de los aspectos de la comunidad (invitar a ella, aceptar usuarios que pidan unirse, expulsarles, crear procesos en ella, o crear consultas rápidas).
Cualquier usuario/a de Sarepolis puede crear una comunidad, aunque el sentido está en que se cree una comunidad para contener uno o más procesos, por lo que la persona que crea una comunidad debería tener en mente un proceso concreto, y por tanto tener la capacidad de llevar adelante este proceso.
Se recomienda revisar las comunidades existentes para ver si ya existe una comunidad como la que buscas y no necesitas crear otra igual. Repetir las comunidades es crear dos espacios de debate que se dirigen a la misma gente, por lo que se multiplican los espacios.
Por ejemplo, “Mayores de 60 de la ciudad X” y “ Ciudadanos de X de 60+”, son dos comunidades que buscan trabajar con la misma gente, pero unas personas pueden estar en una, otros en otra y otros en ambas, cuando lo ideal sería que todos los interesados/as compartiesen una sola comunidad.

¿Cómo se crea una comunidad?

Después de registrarte en Sarepolis, debes entrar en la pestaña de la izquierda “Nueva comunidad”. Debes escoger un nombre para tu comunidad, decidir si será simple (todos/as los/as participantes están en el mismo nivel) o compleja (distintos grupos en su interior), darle una descripción, meterla en una categoría, e introducir palabras clave para que los/as usuarios/as que busquen en Sarepolis por esos criterios la encuentren, y decidir esta comunidad es visible o privada. Si quieres también puedes elegir un avatar para tu comunidad. Éste tendrá que ser una imagen jpg o jpge.
Puedes borrar una comunidad que tu hayas creado pinchando en la X a la izquierda de la comunidad. Esto mismo sirve para abandonar una comunidad de la que solo seas participante.

¿Qué diferencia hay entre comunidades simples y complejas?

Una comunidad simple es una comunidad donde todas las personas están mezcladas entre sí, sin más diferenciación.

Una comunidad compleja es aquella en la que a su vez existen subgrupos dentro de la comunidad.
Por ejemplo, la comunidad “Ciudad” podría ser una comunidad simple, con las personas participantes dentro de ella sin ordenar, o una comunidad compleja, con varios grupos dentro como por ejemplo, diferentes barrios, con las personas siendo parte de alguno de esos grupos.

Solo una comunidad compleja puede contener procesos jerarquizados, aunque si en una comunidad simple creas grupos de usuarios, se convierte automaticamente en compleja, o viceversa. En Sarepolis las comunidades son dinámicas como las personas que las componen y nunca necesitarás deshacerte de una vieja comunidad para crear otra nueva.

¿Qué diferencia hay entre comunidades públicas y privadas?

Las comunidades públicas: Son comunidades visibles a través del buscador de Sarepolis, cualquier persona puede solicitar su entrada en la comunidad haciendo un click en la comunidad en el buscador. Estas comunidades se suelen utilizar para trabajar temas abiertos o en los que se quiere implicar a más personas. Ejemplos de la utilización de estas comunidades podrían ser: La definición de un plan municipal, organizar unas jornadas abiertas de una asociación, elegir el cartel de una fiesta…

Las comunidades privadas: Las comunidades privadas sólo pueden ser vistas por las personas que las integran. No salen en el buscador y son invisibles para quienes no participan en ellas o sus procesos. Estas comunidades suelen utilizarse para tomar decisiones sobre cualquier tema dentro de un grupo cerrado. Algunos ejemplos pueden ser: Tomar decisiones con tus amistades, trabajar un plan estratégico dentro de una empresa, tomar decisiones internas de una asociación…

¿Cómo puedo encontrar comunidades públicas en el buscador de Sarepolis?

Encontrar comunidades públicas es fácil, sólo tienes que usar el buscador que se encuentra en la parte superior izquierda de la aplicación. Puedes poner el término a buscar y pinchando en la lupa te saldrá un listado de comunidades públicas. O puedes pinchar directamente la lupa para verlas todas.

Si necesitas una búsqueda más concreta hemos incorporado un buscador avanzado. Este tiene una mayor precisión y permite búsquedas por categorías, nombre, descripción o etiquetas. El comportamiento de este buscador es ligeramente diferente al básico, mientras el primero no precisa de criterios de búsqueda para mostrar los datos, el de precisión requiere algún criterio o siempre devolverá el mensaje “No hay resultados”.

¿Cómo se gestionan comunidades?

Gestionar una comunidad es muy sencillo. Puedes borrar una comunidad si quieres que desaparezca pinchando en la X de la izquierda. Junto a ella hay un espacio para que pongas una foto a tu comunidad, y a la derecha tienes tres iconos.

El lapiz sirve para cambiar los datos con que diste de alta la comunidad (quizás ahora trateis otros temas en la comunidad, o creas que se encuadra mejor en otra categoría).

La persona te muestra los y las habitantes que componen tu comunidad. Desde aquí puedes dar difrentes permisos a las personas, expulsarles pinchando en la X de su derecha, añadir, borrar u organizar grupos dentro de la comunidad. Organizar los grupos es sencillo, se hace arrastrando a los usuarios al grupo donde quieres que participen. Naturalmente puedes mover a los usuarios de un grupo a otro, no tengas miedo de crear una estructura en tu comunidad de la que luego te arrepientas, nunca tendrás que deshacerte de una comunidad por no haberla creado como querías.

¿Que es un administrador/a?

Un administrador es alguien a quien el creador de una comunidad (su administrador) ha dado poderes para hacer algunas o todas de las siguientes cosas; Editar los datos de la comunidad, Invitar a usuarios (o atender sus peticiones de entrada), Expulsar usuarias, Gestionar grupos de usuarias (moverles de un grupo a otro una vez ya están en la comunidad), Gestionar un proceso (crearlos y tramitar su avance por sus distintas fases), o Gestionar consultas rápidas (crearlas y definir sus preguntas). Sólo la persona que crea una comunidad puede borrarla, esa capacidad no es transferible a las personas administradoras.

¿Por qué las comunidades se dividen en pestañas?

Para que se vea mas claramente el rol que ocupas en cada una de ellas. Mis comunidades, son aquellas que tu has creado, y por tanto en las que tienes todos los poderes. Comunidades en las que participo, con aquellas que no has creado tú, pero de las que eres miembro. Comunidades que administro, son aquellas que no has creado tú, pero en las que participas y tienes algún poder de administración. Colaboraciones, es una agrupación de comunidades en las que no participas, pero que contienen algún proceso en el que si colaboras.

Comunidades Videotutoriales

Comunidades I.Creación

Comunidades II.Edición, grupos, permisos y expulsión e invitación.

¿QUE ES UN PROCESO?

¿Qué es un proceso ?

Un proceso es una discusión y un debate que se abre sobre un tema para deliberar, reunir opiniones, sugerencias… y/o conseguir que, entre todas las personas participantes, se dé un debate constructivo que acabará con una solución consensuada a la cuestión que se plantea.
Los procesos pueden ser simples o jerarquizados:
Los procesos simples (horizontales), implican que todas las personas se encuentran a un mismo nivel, el valor de sus votaciones y decisiones es exactamente el mismo.
Los procesos jerarquizados, son procesos en los que la persona creadora del proceso ha diferenciado distintos niveles entre las personas participantes (por su nivel de responsabilidad en la decisión, de conocimiento…). Esta jerarquización en niveles puede implicar un distinto peso en el voto a la hora de efectuar las consultas, y solo puede hacerse en comunidades de tipo complejo (con varios grupos en su interior).
Los procesos pueden servir en multitud de situaciones, desde decidir dónde va de vacaciones un grupo de amigos, hasta a nivel municipal para consensuar entre la población el programa de actuaciones musicales de las fiestas patronales, dentro de una empresa para acordar nuevas líneas de trabajo, etc.

¿Quién abre los procesos?

Los procesos pueden ser abiertos por cualquier persona usuaria de Sarepolis con capacidad para llevar a cabo lo que en ellos se decida.

¿Cómo funciona un proceso?

El proceso se inicia con una fase de debate, a la que un administrador habrá dado una fecha de fin al crear el proceso. En esa fase de debate, se trata el tema a decidir en el proceso, pudiendo aportarse documentación o fotografías al respecto. Los comentarios de los usuarios son visibles para todo el mundo y pueden ser puntuados por otros usuarios.

La valoración de los comentarios sirve para priorizar las propuestas, para ordenarlas en función de su grado de mayor o menor aceptación por los participantes. Sarepolis permite catalogar propuestas, comentar y justificar el porqué de las valoraciones y escoger los temas más relevantes entre un gran número de propuestas para facilitar la toma de decisiones final.

Los comentarios o propuestas más valoradas aparecerán ordenadas en la pantalla de más valorados. De esta manera cualquier persona puede ver que temas son los más relevantes dentro de la deliberación. Al mismo tiempo esta valoración facilita la creación de la consulta teniendo una visión rápida de qué propuestas son las principales.

Cuando el plazo del debate termina, el administrador del proceso debe (y tiene la información de los comentarios mejor valorados para auxiliarle en esto) generar una consulta para que tras haber debatido el tema, y solo con las propuestas que hayan surgido de él, se pueda proceder a una votación. Esta fecha de inicio de la consulta puede ser alterada hasta 3 veces por el administrador desde la pantalla de información del proceso por si el proceso se alargase. Es en esta pantalla donde se muestra también a los usuarios los datos del proceso, si es vinculante o consultivo, cuantos participantes hay, en que fecha se inicia la consulta, etc

Tras terminar la votación, habiendose llegado a un resultado, se pasa a la última parte del proceso, la devolución, donde se pueden incluir los ultimos comentarios para exponer las conclusiones del proceso, acordar como llevar a cabo lo decidido,señalar los aspectos que no se han hecho bien en el proceso, y se puntua la propia ejecución del proceso para ver la satisfacción de los participantes.

Tras la fase de devolución, el proceso ha terminado, y pasa a quedar archivado.

Un proceso archivado puede consultarse desplegando los procesos, y pinchando en el icono de la bandera de la izquierda, junto botón de crear proceso. Se archivan juntos para que no se mezclen con el resto de procesos todavía en curso.

¿Qué tipo de consultas se pueden hacer?

Existen 3 tipos de consulta. Cada pregunta de la consulta puede ser de un tipo y tener diferente cantidad de posibles respuestas.

  • Respuesta única: Las personas participantes deben escoger una única opción entre las dos que se presentan en el cuestionario (esas opciones serán las que vayan saliendo durante el proceso de debate). En este tipo de consulta la elección de una opción invalida la otra, por ejemplo: SI/NO, o en la elección de un proyecto municipal en un solar, elegir el PARQUE o el APARCAMIENTO.
  • Respuesta múltiple: En este caso, será necesario escoger un número determinado de opciones de entre las surgidas durante el proceso.
  • Ordenación de las opciones: En este caso se pide que se ordene la lista de opciones en base a las preferencias de la persona participante. Con este tipo de consulta, Sarepolis calcula la opción que más consenso genera.
¿Cómo gestionar procesos?

Gestionar procesos consiste en crearlos, invitar a ellos a gente de Sarepolis (o expulsarla) y avanzar el proceso por su ciclo de vida; al terminar la fase de debate hay que crear la consulta a partir de lo reflexionado en el debate, y tras terminar la consulta hay que ofrecer un feedback del mismo a los participantes (la devolución).

Sarepolis envia notificaciones a los administradores a medida que se termina una fase y hay que empezar otra, por lo que es facil gestionar un proceso.

Se reciben también notificaciones cuando un usuario pide unirse a nuestro proceso (desde el buscador) para que aceptemos o rechacemos, y podemos también invitar nosotros desde la pantalla de información del proceso pinchando en el icono +.

Pinchando en el número de participantes en el proceso se puede ver quienes son, y en el caso de procesos jerarquizados, en qué grupos están. Es desde aquí también desde donde los administradores expulsan usuarios o les cambian de grupo.

También es posible modificar la fecha de la consulta pulsando el botón de editar que tiene a su lado esta acción se puede hacer hasta 3 veces en las cuentas gratuitas. Al mismo tiempo se permite la edición de la presentación, por si te has equivocado al introducirla o necesitas aportar algo más, quedándose visibles siempre las distintas versiones.

¿Qué diferencia hay entre visibilidad pública y visibilidad sólo en Sarepolis?

Una comunidad privada solo puede contener procesos privados, pero una comunidad pública puede contener procesos privados o públicos, y a su vez, estos procesos públicos pueden ser visibles en internet o sólo en Sarepolis. Es decir, públicos del todo o públicos solo para quien esté registrado en Sarepolis.

Sarepolis ofrece la posibilidad de compartir en tus redes sociales tus procesos participativos, y en caso de tener visibilidad pública, se ofrece una forma directa y sencilla para tus contactos de registrarse para participar en tu proceso.

Por el contrario, si el proceso es privado o solo visible desde Sarepolis, la entrada de externos que no participen en el proceso, o que no estén registrados en Sarepolis, está bloqueada.

Procesos videotutoriales

Procesos I: ¿Qué son? y como crear un proceso.

Procesos II: Fases y Deliberación.

Procesos III: Consulta y devolución.

¿QUÉ ES UNA CONSULTA RÁPIDA?

¿Qué es una consulta rápida?

En ocasiones es necesario tomar decisiones rápidas con poco calado y que no precisan de un debate profundo y una reflexión colectiva.
Para ello existen las consultas rápidas. Estas funcionan de la siguiente manera:
Alguien con permisos para crear consultas rápidas en la comunidad puede desplegar el listado de la derecha de la comunidad y ver un icono  para crear nuevas.

Una vez crees una nueva, deberás elegir los parámetros de la misma, el nombre de la consulta, si es vinculante o consultiva, simple o jerárquica, y su visibilidad,  y el momento de fin de la consulta (no se permitirá realizar consultas rápidas con menos de 30 minutos desde su creación).
Una vez elegidos estos parámetros pasamos a la página  composición de la consulta rápida, aquí  podremos elegir la estructura y las personas que participarán en la consulta rápida.

Una vez elegidas las personas y la estructura que formarán la consulta rápida pasamos a la pantalla de creación de las preguntas.

Aquí tendremos que elegir el tipo de  consulta que queremos (única, múltiple o de ordenación). En el caso  de las consultas de elección múltiple o de ordenación deberemos escoger el número de opciones que queremos obtener al final de la la votación (por ejemplo escoger 2 opciones de cinco propuestas). Una vez escogido esto sólo nos falta introducir la pregunta y las respuestas a escoger, pudiendo añadir más  con el botón + o eliminándolas con el botón x (hasta un máximo de 10 respuestas en la versión gratuita).

Una vez terminado deberemos darle al botón crear para que nuestra pregunta  y sus respuestas se guarden, podremos repetir esta  operación hasta 5 preguntas (versión gratuita) y despues deberemos pulsar el botón terminar para lanzar la encuesta.

Después sólo queda votar. Las consultas rápidas no pasan por todos los estados de un proceso participativo, precisamente para ser mas inmediatas. Son una votación, no un debate.
Las consultas rápidas una vez concluyen, son archivadas con el icono de la bandera, igual que los procesos.

Consultas rápidas videotutoriales

Consultas Rápidas

NOTIFICACIONES

Notificaciones

Existen varios tipos de notificaciones:

  • Notificaciones internas: Estas te avisan de lo que sucede tanto en las comunidades como en los procesos. Te indican cuándo llegan las fechas de los procesos, cuándo alguien responde a tus comentarios, te permiten gestionar las comunidades a través de la aceptación o no de las personas que desean pertenecer a ellas…
    Puedes decidir qué notificaciones de la aplicación quieres recibir desde tu menú de usuario, pinchando en tu nombre en la parte superior, y accediendo al gestor de notificaciones. Cada tipo de notificación con el indicador rojo es un tipo de notificación activada.
  • Notificaciones por email: Estas notificaciones son un recordatorio que te llegará al email de tu actividad en Sarepolis. Se pueden desactivar o temporizar (cada hora, cada día , cada semana). Si se elige diariamente, te llegarán entre las 12 y las 13 horas y si se prefiere semanalmente las notificaciones se enviarán los miércoles a la misma hora que las anteriores.

Las notificaciones se pueden gestionar desde el panel de control de notificaciones. En el menú desplegable que aparece cuando pasamos el ratón sobre nuestro perfil deberemos hacer clic en el botón gestión de notificaciones. Este panel de control activa o desactiva los dos tipos de notificaciones con un clic, las opciones activas se encuentran en rojo y las desactivadas en gris.

Perfil y notificaciones videotutorial.

Perfil y gestor de notificaciones.