Procesos

¿Qué es un proceso?

Un proceso es una discusión que se abre sobre un tema para deliberar, reunir opiniones, sugerencias… y/o conseguir que, entre todas las personas participantes, se dé un debate constructivo que acabará con una solución consensuada a la cuestión que se plantea.

Los procesos pueden ser simples o jerarquizados:

Los procesos simples (horizontales), implican que todas las personas se encuentran a un mismo nivel, el valor de sus votaciones y decisiones es exactamente el mismo.

Los procesos jerarquizados, son procesos en los que la persona creadora del proceso ha diferenciado distintos niveles entre las personas participantes (por su nivel de responsabilidad en la decisión, de conocimiento…). Esta jerarquización en niveles puede implicar un distinto peso en el voto a la hora de efectuar las consultas  y solo puede hacerse en comunidades de tipo complejo (con varios grupos en su interior).

Los procesos pueden servir en multitud de situaciones, desde decidir dónde va de vacaciones un grupo de amigos, hasta a nivel municipal para consensuar entre la población el programa de actuaciones musicales de las fiestas patronales, dentro de una empresa para acordar nuevas líneas de trabajo, etc.

¿Cómo funciona un proceso?

El proceso se inicia con una fase de debate, a la que un/a administrador/a habrá dado una fecha de fin al crear el proceso. En esa fase de debate, se trata el tema a decidir en el proceso, pudiendo aportarse documentación o fotografías al respecto. Los comentarios de los/as usuarios/as son visibles para todo el mundo y pueden ser puntuados por otros usuarios/as.

La valoración de los comentarios sirve para priorizar las propuestas, para ordenarlas en función de su grado de aceptación por los participantes. Sarepolis permite catalogar propuestas, comentar y justificar el porqué de las valoraciones y escoger los temas más relevantes entre un gran número de propuestas para facilitar la toma de decisiones final.

Los comentarios o propuestas más valoradas aparecerán ordenadas en la pantalla de más valorados. De esta manera, cualquier persona puede ver que temas son los más relevantes dentro de la deliberación. Al mismo tiempo esta valoración facilita la creación de la consulta teniendo una visión rápida de qué propuestas son las principales.

Cuando el plazo del debate termina, el/la administrador/a del proceso debe (y tiene la información de los comentarios mejor valorados para auxiliarle en esto) generar una consulta para que tras haber debatido el tema, y sólo con las propuestas que hayan surgido de él, se pueda proceder a una votación. Esta fecha de inicio de la consulta puede ser alterada hasta 3 veces por la persona  administradora desde la pantalla de información del proceso. Es en esta pantalla donde se muestra también a los/as usuarios/as los datos del proceso, si es vinculante o consultivo, cuántos participantes hay, en qué fecha se inicia la consulta, etc.

Tras terminar la votación, habiendose llegado a un resultado, se pasa a la última parte del proceso, la devolución, donde se pueden incluir los últimos comentarios para exponer las conclusiones del proceso, acordar como llevar a cabo lo decidido,señalar los aspectos que no se han hecho bien en el proceso, y se puntua la propia ejecución del proceso para ver la satisfacción de los/as participantes.

Tras la fase de devolución, el proceso ha terminado y pasa a quedar archivado.

Un proceso archivado puede consultarse desplegando los procesos y pinchando en el icono de la bandera de la derecha, junto al de crear proceso. Se archivan juntos para que no se mezclen con el resto de procesos todavía en curso.